Effectieve professionals onderscheiden zich door ook in stressvolle situaties effectief te blijven. Natuurlijk weet jij dat. Maar er ook naar handelen, is niet altijd gemakkelijk. Zeker als anderen jou onheus bejegenen of zelfs kleineren, is het heel lastig om in zo’n situatie effectief te blijven.
Neem de situatie van Nadine. Zij is manager Zorg in een ziekenhuis. In vergaderingen krijgt Nadine de rot klusjes toegeschoven alsof zij het hulpje van haar collega is of wordt haar bijdrage genegeerd. Nadine had al een aantal keren bij deze collega Marieke, manager Bedrijfsvoering, aangegeven dat ze dit heel vervelend vond. Maar Marieke veranderde haar gedrag helaas niet. Zeer herkenbare situatie, toch?
Jouw rode knoppen
Situaties waarin jij je persoonlijk geraakt voelt, zijn per definitie stressvolle situaties. Je bent dan uit balans en vanuit je emotie is het heel lastig om effectief te blijven. Vaak word je er door overvallen. Toch kun je deze situaties vóór zijn. Als jij jouw ‘rode knoppen’ kent en herkent, kan je leren hiermee effectief om te gaan.
In de situatie van Nadine zijn we gaan vragen wat haar zo enorm raakte in de relatie met haar manager Bedrijfsvoering. We zijn continu blijven doorvragen. Samengevat ontspon zich het volgende gesprek:
Vraagsteller: waarom vind je deze situatie zo lastig?
Nadine: Ik vind dat mijn collega mij en mijn positie ondermijnt.
V: waarom vind je dat lastig?
N: Ik wil niet als hulpje benaderd worden.
V: Waarom is het voor jou belangrijk om niet gepasseerd te worden?
N: Ik wil dat ik serieus genomen word in mijn rol.
V: Waarom is dat belangrijk voor jou?
N: Ik wil erkend worden als manager en gerespecteerd worden als collega.
Toen waren we bij de rode knoppen van Nadine: erkend worden en zich gerespecteerd voelen. Als Nadine het gevoel heeft dat zij niet erkend of gerespecteerd wordt, dan voelt ze zich heel onzeker worden en kruipt in haar schulp.
Creëer een time out of bereid een goede ‘oneliner’ voor
Als je geraakt wordt, ben je niet in staat om na te denken en effectief te reageren. Het enige wat op dat moment werkt, is ervoor zorgen dat je rust in jezelf creëert. Dit kan door een time out te creëren of door een zogenaamde oneliner klaar te hebben waarover je niet hoeft na te denken.
Na enig zoeken werd deze zin bij Nadine:
‘Belangrijk actiepunt. Over de uitvoering kom ik met een voorstel.’
Nadine was zeer verbaasd toen bleek dat het werkte.
Haar collega reageerde de volgende vergadering met:
‘Oké, dan zie ik je voorstel tegemoet.’
Respectvol de confrontatie aangaan
Natuurlijk ben je er met een dergelijke oneliner nog niet. De volgende stap is dat jij op een door jou geregisseerd moment de confrontatie aangaat. Heleen Brinkman werkt hierbij met het gedachtegoed ‘Respectful Confrontation’ van Joe Weston. Belangrijk hierbij zijn de volgende stappen:
- Heel goed weten wat je wilt en wat jouw verlangen en behoefte is. Dus niet verwijtend maar vanuit de woorden ‘Ik heb nodig…’.
- De juiste woorden hiervoor zoeken, niet tijdens maar vóórdat je de confrontatie aangaat.
- Benoem het gedrag waar jij last van hebt.
- Verwoord wat voor effect dat gedrag van de ander op jou heeft.
- Beschrijf wat jouw behoefte is.
- Op het moment van de confrontatie zorgen dat je rustig bent door de volgende stappen:
- Contact maken met jezelf, rust zoeken in jezelf.
- (Oog)contact maken met de ander.
- Vanuit dit contact tussen jou en de ander de woorden uitspreken die je hebt voorbereid.
- Nagaan of de woorden zijn overgekomen bij de ander.
- Bij jezelf blijven door een stilte te laten vallen en rustig te blijven.
Dit heeft Nadine voorbereid:
- Marieke, je hebt me verteld dat jij niet van lange vergaderingen houdt. Daardoor behandel jij vaak onderwerpen kort en bondig. Ook wil je ieder punt met concrete acties afspreken en iemand verantwoordelijk maken.
- Voor mij ga je soms te snel. Dan sla ik dicht en word ik defensief. Hierdoor kan ik geen constructieve bijdrage leveren.
- Ik heb het nodig dat jij, voordat je een onderwerp afsluit, aan mijn vraagt of ik nog aanvullingen heb.
Marieke vond het prettig dat Nadine zo helder was en concreet aangaf wat zij van Marieke verwachtte. Soms ging het nog fout, maar dan corrigeerde Marieke zichzelf al snel.
De confrontatie leidde tot een verdieping van de relatie waarmee beiden erg blij waren.
