Gerda is nu een jaar directeur bij een regionale onderwijsadviesdienst. Daarvoor was ze in deze organisatie manager Middelbaar Onderwijs. Zij is dus intern doorgestroomd naar de directeursfunctie. Mijn begeleiding was gericht op deze overstap, waarbij Gerda’s grootste probleem was dat zij nu leiding moest geven aan haar oud-collega’s. Een lastige zaak.
Maar toen ik zag dat ik mails van haar kreeg die om 01.15 uur waren verzonden, ging bij mij een andere alarmbel af. Mijn vermoeden dat zij werkdagen maakte van meer dan 12 uur, moest Gerda bevestigen. Ook in het weekend werkte zij nog regelmatig. Natuurlijk, soms zijn er drukke periodes waarin je meer moet werken. Maar structureel zo’n volle agenda is echt een probleem.
Hoe zijn we hiermee aan de slag gegaan.
Avondmens of ochtendmens
De eerste vraag die ik dan stel, is of je een avond- of ochtendmens bent. Gerda is een avondmens. Dat vraagt om een rustige start in de ochtend. Tot dan toe vertrok Gerda om 8.00 uur van huis om vervolgens in de file te staan en dan om 9.00 uur aanwezig te zijn. Vanaf dat moment had zij afspraken tot 17.00 uur. Haar secretaresse sprak ze tussendoor.
Dit ochtendritueel hebben we aangepast:
- 8.00 uur thuis mails beantwoorden en dag voorbereiden onder het genot van een kopje koffie.
- 9.15 uur vertrek van huis, aankomst 9.45 uur.
- 9.45 uur overleg met secretaresse.
- 10.00 uur eerste afspraak.
De winst voelde ze al na één week. Met dit tijdschema ging ze met rust en regie de dag in. Haar secretaresse bereidde de dag ook voor en 15 minuten overleg gaf hen beiden de mogelijkheid om zaken goed door te spreken. Soms moest dat vanuit de auto omdat Gerda dan een externe afspraak had, maar die 15 minuten waren binnen één week al heilig verklaard.
Efficiency intern overleg
Gerda is intern doorgegroeid, kent de organisatie goed en wil graag als directeur voor haar medewerkers toegankelijk zijn. Dit betekende dat iedereen voor advies makkelijk bij haar binnen liep. Het gevolg was dat Gerda continu gestoord werd. Zij heeft dit aangekaart in een vergadering en haar collega’s gevraagd hoe zij toch toegankelijk kan zijn, maar niet te vaak gestoord zou worden.
Door hen hierover mee te laten denken, voelden de collega’s zich ook verantwoordelijk voor dit vraagstuk. Zij kwamen met de volgende voorstellen:
- Onderwerpen ‘opsparen’: niet voor elk los probleem binnen lopen.
- De binnenlooptijd beperken tussen 12.00 uur – 13.30 uur.
- Bij ieder probleem ook al met een oplossingsrichting komen.
- Voor zware onderwerpen een apart overleg in de agenda laten zetten, dit overleg dan schriftelijk voorbereiden en daarbij aangeven wat concreet de vraag aan Gerda is.
Jaar- en weekplanning
Er zijn vaste periodes in het jaar waarin onderwerpen als het maken van een beleidskader voor het volgende jaar, het opstellen van een begroting of het maken van de jaarrekening veel tijd vergt. Deze jaarlijks terugkerende activiteiten heeft Gerda’s secretaresse op een rij gezet. Op basis hiervan zijn nu dagen in de agenda van Gerda geblokkeerd, zodat voorkomen wordt dat deze werkzaamheden naar het weekend verplaats worden.
Haar secretaresse heeft tevens alle vrijdagen in de agenda van Gerda geblokt. Alleen voor spoedoverleg wordt tijd vrijgemaakt. Op deze manier kan Gerda rustig het weekend in!
Ook is al gepland dat Gerda en ik in oktober 2015 weer bij elkaar komen om voor 2016 haar jaarplan te maken en dan weer kritisch naar haar agenda te kijken.
Chapeau, Gerda!
