Regelmatig wordt ons gevraagd met wat voor soort vraagstukken vrouwen zich melden bij ons. Dit is heel wisselend; van keuzestress tot lastige onderhandelingssituaties. We kijken dan wie van de Topvrouw-coaches het beste de vraag van de coachée kan oppakken.
Omdat ik, Ardi Roelofs, naast coach ook mediator ben, komen lastige onderhandelingssituaties vaak bij mij terecht. In deze nieuwsbrief ga ik daarom graag in op het thema ‘Onderhandelen’.
Eerst een aantal praktijkcasus:
- Coachée A: ‘Op zich hebben we goede afspraken gemaakt over hoe we de gezamenlijke zaken van onze afdeling verdelen, maar ik blijf spanning voelen. Ik heb de neiging om me terug te trekken met mijn eigen team, dat loopt tenminste lekker. Maar ik moet toch steeds weer de arena in. Dat stemmetje in mijn hoofd dat blijft zeggen dat ik toch altijd verlies raak ik maar niet kwijt. Wat houdt me zo klein, terwijl ik nota bene in mijn werk één en al kracht ben!’
- Coachée B: ‘Ik heb een flinke subsidie toegekend gekregen, en nu wil mijn manager daar een andere opdracht aan toevoegen. Daar ben ik best boos over, aangezien die onverwachte wendingen al vaker op mijn bord kwamen. En het me eerder niet lukte om goed in gesprek te komen. Deze keer wil ik het anders aanpakken, maar hoe krijg ik een voet aan de grond?’
Bij gesprekken over dit soort vragen valt me op dat de onrust erover groot is. De spanning, de energie die het vraagt, en vooral de aannames over hoe ongemakkelijk en onhandig deze ‘hitte gesprekken’ zullen lopen: er ligt ook een eigen beer op de weg. En onderhandelen is een werkwoord waar veel coachées niet van houden. Terwijl: er komen voortdurend allerlei verzoeken op je af: ‘We hebben een zoommeeting ingelast, je bent er toch wel bij?’ of ‘Bedenk jij iets voor het afscheid van Cora, daar ben je zo goed in!”
Hoe je dan nee zegt én de sfeer positief houdt, is ook onderhandelen.
Voor de wat complexere en conflictueuze issues geldt eveneens dat je meer onderhandelt dan dat je je bewust bent. Want niets doen of uitstellen is ook onderhandelen. En dat de hitte minder wordt als je deze houdingsvaardigheid strategisch inzet, is een welkom inzicht bij mijn begeleidingen.
Herken jij ook beren op de weg? De onderhandelingen die je eigenlijk vooral met jezelf voert? Hieronder geef ik hieronder een samenvatting van een praktisch 6 stappenplan om je voor te bereiden op lastige gesprekken.
Terug naar de verhalen van de twee coachées
De hierboven aangehaalde coachées zijn geanonimiseerd. Zij hebben kennis gemaakt met meerdere invalshoeken om tot inzicht en actie te komen, wat geleid heeft tot een andere blik op de situatie. Belangrijk was dat zij bij hun eigen waarden bleven en Michelle Obama’s advies uit stap 5 overnamen: “When they go low, we go high”.
Praktisch 6 stappenplan
Onderhandelen is een oefening in invloed uitoefenen, schrijft William Ury. Zijn eerste boek Getting to Yes uit 1981 is het wereldwijd meest verkochte boek over Harvard onderhandelen. De nadruk van deze methode ligt op het vinden van gemeenschappelijke belangen en het bedenken van oplossingen die een win/win-situatie opleveren i.p.v. een win/lose houding. Het is nog altijd een handboek voor onderhandelaars en mediators. Daar heeft hij ruim dertig jaar later een titel aan toegevoegd: Getting to Yes with Yourself (2015). Betrokken bij vele huis, bedrijf en wereldconflicten, rijpte zijn inzicht dat niet de ander maar het ik een obstakel vormt bij onderhandelen. Hoe kun je effectief dealen met jezelf, zodat je krijgt wat je nodig hebt? Ury noemt dit de Inner Yes methode: Yes to Self – Yes to Life – Yes to Others.
Ik geef hier een samenvatting van zijn 6 stappen waarmee je je voorbereid bij lastige gesprekken, met een toelichting uit mijn praktijk.
- Verplaatst je niet alleen in de ander, maar ook in je eigen schoenen: weet echt wat je zelf wil en wat je behoeftes zijn. Dat geeft je mentale en emotionele ruimte in het gesprek. Stel jezelf vooraf steeds w-vragen: waar wil ik naartoe, waarom wil ik dit, en wat nog meer, waarom is dit belangrijk voor mij, wat zou me helpen?
- Ken je innerlijke BAZO: wat er ook gebeurt, je wordt er minder door overvallen als je hebt nagedacht over je alternatief. Je Beste Alternatief Zonder Overeenkomst. En neem hier verantwoordelijkheid voor: de BAZO is iets wat je echt en in ieder geval graag wilt bereiken. Hier beweeg je ook naartoe als een SAZO dreigt: je hebt ook nagedacht over wat je Slechtste Alternatief Zonder Overeenkomst is.
- Zet jezelf in een positief frame: als je uitgaat van tegenstand en vijandigheid, zul je anders met de ander in gesprek zijn dan wanneer je de situatie ziet als ongemakkelijk maar met altijd een mogelijkheid om tot een oplossing te komen. Of tot één kleine verandering per keer, zeg ik vaak tegen coachees. De koek hoeft niet in één keer gegeten te worden, het gesprek hoeft niet met één keer klaar te zijn.
- Blijf in de zone: elk gesprek is een moment in het heden om iets veranderd te krijgen. Laat het verleden waar het is. Houd je energie en aandacht bij het gesprek, want daar kun je iets veranderen. Het beste moment om een boom te planten is tien jaar geleden, het één na beste moment is morgen.
- Toon respect: hoe lastig en impertinent de ander zich ook gedraagt, blijf zo goed mogelijk bij je eigen waarden. “When they go low, we go high”, citeer ik graag Michelle Obama. Je hoeft geen presidentsvrouw of Dalai Lama te zijn: als de situatie onaangenaam persoonlijk wordt kun je tijd kopen door een nieuw overleg voor te stellen, of een kop koffie. Tegelijkertijd: even goed van je af bijten en daarna weer rustig verder gaan (een tit for that in het jargon), is ook zeer effectief. Denk bijvoorbeeld aan hoe Sigrid Kaag het verwijt van Wilders over haar hoofddoek bij een staatsbezoek beantwoordde met een fel ‘nee, dat accepteer ik niet’ tijdens een verkiezingsdebat.
- Geef en neem: geven laat de ander bewegen naar ook geven. En geven is een sleutel naar meer voldoening als je geeft om te geven en niet om te krijgen. Denk van tevoren na wat voor de ander belangrijk is en voor jou minder: daar zit je strategische ruimte. Verander de sfeer door van ‘ voor jezelf’ te gaan naar ‘wat van waarde is voor jullie beiden’. William Ury noemt dit de crowning move.
Hartelijke groet,
Ardi Roelofs,
Coach en begeleider
FemaleTopSenior, VIP-programma’s en FemaleTopIntervisiegroepen
