Mogelijk denk je op basis van eerdere blogs dat onze begeleiding altijd gaat over grote carrièrevraagstukken en persoonlijke ontwikkeling. Soms niet hoor! Soms gaat het gewoon over de te volle agenda. Dan besteden we een bijeenkomst aan agendaplanning. Want een te volle agenda kan je enorm hinderen.
Mariël, hoogleraar, wilde een grote, persoonlijke beurs aanvragen. Ze had nog tweemaal een kans om deze aanvraag in te dienen. Die wilde zij benutten. De vooraanvraag moest zij binnen 6 maanden gerealiseerd hebben. Belangrijke criteria: het onderzoeksvoorstel moet vernieuwend zijn, maatschappelijke impact hebben en natuurlijk kwalitatief van hoog niveau.
Zo’n aanvraag heeft, in mijn woorden, broedtijd nodig. Rustmomenten waarbij je filosoferend, of brainstormend met anderen, allerlei ideeën door je hoofd laat gaan en daarmee laat rijpen.
Toen ik zag dat ik mails van Mariël kreeg die om 01.15 uur waren verzonden, ging bij mij een alarmbel af. Mijn vermoeden was, dat zij werkdagen maakte van meer dan 12 uur en ondertussen ook nog (’s nachts?) bezig was met haar aanvraag. Toen ik dit aan Mariël vroeg, moest zij dit bevestigen. Ook in het weekend werkte zij veel. Hiermee zijn we aan de slag gegaan.
Eerst hebben we gekeken naar haar ‘normale’ werkweek. Vervolgens zijn we gaan kijken hoe zij het schrijven van haar aanvraag zou kunnen inplannen.
Avondmens of ochtendmens
Mijn eerste vraag is altijd of je een avond- of ochtendmens bent. Mariël is een avondmens. Dat vraagt om een rustige start in de ochtend. Tot dan toe vertrok Mariël om 8 uur van huis om vervolgens in de file te staan en dan om 9 uur aanwezig te zijn. En vanaf dat moment had zij afspraken tot 17 uur. Haar secretaresse sprak ze tussendoor.
Dit ochtendritueel hebben we aangepast:
- 00 uur thuis mails beantwoorden en dag voorbereiden onder het genot van een kopje koffie.
- 15 uur vertrek van huis, aankomst 9.45 uur.
- 45 uur overleg met secretaresse.
- 00 uur eerste afspraak.
De winst voelde ze al na één week. Met dit tijdschema ging ze met rust en regie de dag in. Haar secretaresse bereidde de dag ook voor en 15 minuten overleg gaf hun beiden de mogelijkheid om zaken goed door te spreken. Soms moest dat vanuit de auto omdat Mariël dan een externe afspraak had, maar die 15 minuten waren binnen één week al heilig verklaard.
Efficiency intern overleg
Mariël is intern doorgegroeid en kent daardoor de afdeling goed. Ze weet hoe iedereen zich door de vorige hoogleraar verwaarloosd voelde omdat deze nooit aandacht had voor hen. Zij wilde dus voor de medewerkers toegankelijk zijn. Maar dit betekende dat iedereen voor advies makkelijk bij haar binnenliep. Het gevolg was dat Mariël continu door hen gestoord werd. Zij kaartte dit aan in een vergadering en vroeg haar collega’s hoe zij toch toegankelijk kon zijn, zonder te veel gestoord te worden. Door hen hierover mee te laten denken, voelden zij zich ook verantwoordelijk voor dit vraagstuk. Zij kwamen met de volgende voorstellen:
- Onderwerpen ‘opsparen’: niet voor elk los probleem binnen lopen.
- De binnenlooptijd beperken tussen 12.00 – 13.30 uur.
- Bij ieder probleem ook al met een oplossingsrichting komen.
- Voor zware onderwerpen een apart overleg in de agenda laten zetten, dit overleg dan schriftelijk voorbereiden en daarbij aangeven wat concreet de vraag aan Mariël is.
Jaar- en weekplanning
Dit alles had nog niet geleid tot denk- en schrijftijd voor haar aanvraag. We hebben daar, samen met haar secretaresse, een heel concrete week- en jaarplanning voor gemaakt.
- We keken met wie Mariël wilde brainstormen en wanneer zij deze personen zou ontmoeten in het kader van een ander overleg. Zo creëerde ze met weinig extra tijd veel brainstormmomenten.
- De maandag werd structureel vrijgemaakt voor haar aanvraag, uitgezonderd de dagen dat zij onderwijs moest geven. Ze sprak met haar gezin af dat zij op zondagavond, als iedereen toch alleen maar op de bank hing, vanaf dan ongestoord zou kunnen ‘broeden’. Door deze momenten te koppelen had ze voor haar gevoel 1,5 dag de tijd voor haar aanvraag.
- Voorbereidend op een positieve reactie op haar vooraanvraag, planden we focusweken in: weken die zij alleen ging gebruiken voor het schrijven van de aanvraag. Omdat deze pas na 6 maanden gepland hoefden te worden, was dat mogelijk.
Door zo in detail te kijken naar haar agendaplanning kreeg Mariël ruimte om op een gezonde manier haar aanvraag voor te bereiden en haar medewerkers op een goede manier te ondersteunen.
Vaak denk je: dit kan ik niet, of het heeft geen zin, of dit werkt bij mij niet. Besef dat je met kleine stapjes ook ver komt. Als je vanuit Hoek van Holland je koers 1 graad verlegd, kom je echt ergens anders dan met je oude koers.
Succes!
Hartelijke groet,
Margreet
